Con l'applicazione del D.P.R. 28/12/2000 n 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" si attua una semplificazione amministrativa che rende più facile e meno dispendioso per i cittadini avviare le pratiche necessarie.

Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e durature dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte al posto degli originali.

L'autenticazione delle copie può essere fatta da:

• Pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale;
• Pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento;
• Notaio
• Cancelliere
• Segretario comunale
• Altro funzionario incaricato dal Sindaco
• Responsabile del procedimento (utilizzo limitato al procedimento in corso)
• Dipendente competente a ricevere la documentazione (utilizzo limitato al procedimento in corso)

Possono richiedere l'autentica di copia conforme all'originale ad un funzionario incaricato dal Sindaco:

• i cittadini italiani e dell'unione europea
• i cittadini di paesi extracomunitari in possesso di regolare permesso di soggiorno, limitatamente ai dati verificabili o certificabili dalle pubbliche amministrazioni italiane.
• le persone giuridiche, le società di persone, le pubbliche amministrazioni, gli enti, i comitati e le associazioni aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell'Unione europea;
• i cittadini extracomunitari che ne hanno necessità in procedimenti relativi a materie per cui esiste una convenzione fra il loro Paese di origine e l'Italia.

Nei casi sopra riportati, per autenticare una copia conforme occorre:

• esibire, al dipendente comunale incaricato, l'originale dell'atto o documento unitamente al documento di riconoscimento in corso di validità e alla copia (totale o parziale) dell'atto o documento da autenticare;
• pagare l'imposta di bollo (quando necessaria).

Si ricorda che rilasciare dichiarazioni non vere è perseguibile penalmente.

In alternativa alla copia conforme, il cittadino può attestare la conformità all'originale di una copia di un atto o di un documento rilasciato o conservato da una pubblica amministrazione, mediante dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, anche apponendo tale dichiarazione in calce alla copia stessa.