Regione Piemonte

Autentiche di firma

Ultima modifica 20 settembre 2017

Autentica di firma

Con l'applicazione del D.P.R. 28/12/2000 n° 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" si attua una semplificazione amministrativa che rende più facile e meno dispendioso per i cittadini avviare le pratiche necessarie.
Infatti, le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi dell'amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto oppure sottoscritte e presentate (anche per posta, fax e via telematica) unitamente alla fotocopia non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.
Inoltre la sottoscrizione delle domande per la partecipazione a concorsi pubblici, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione.
Se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva di atti di notorietà è presentata a privati o ai fini della riscossione da parte di terzi di benefici economici (ad esempio: delega per riscossione di pensione) è necessario far autenticare la firma e assolvere l'imposta di bollo (in assenza di specifica esenzione).
A tale proposito si rammenta che il funzionario comunale, salvo rare eccezioni disciplinate da leggi speciali ( ad esempio: materia elettorale, adozioni) ha la sola facoltà di autenticare sottoscrizioni nei casi previsti dal D.P.R. 445/2000, cioè nelle dichiarazioni sostitutive il cui contenuto è la conoscenza di stati, fatti e qualità personali già avvenuti o in essere al momento della dichiarazione.
Sono quindi tassativamente escluse, in quanto attribuite esclusivamente al notaio, le autentiche di firma concernenti: le dichiarazioni di volontà, le autorizzazioni, gli assensi, i permessi, i consensi, i proponimenti, i nulla osta, le espressioni di impegno, le assunzioni di responsabilità.

Chi può richiedere l'autentica

  • cittadini italiani e dell'unione europea;
  • i cittadini di paesi extracomunitari in possesso di regolare permesso di soggiorno, limitatamente ai dati verificabili o certificabili dalle pubbliche amministrazioni italiane.
  • le persone giuridiche, le società di persone, le pubbliche amministrazioni, gli enti, i comitati e le associazioni aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell'Unione europea;
  • i cittadini extracomunitari che ne hanno necessità in procedimenti relativi a materie per cui esiste una convenzione fra il loro Paese di origine e l'Italia.

Cosa fare

Nei casi sopra riportati, per autenticare una firma occorre:

  • esibire al dipendente comunale incaricato la dichiarazione o l'istanza da autenticare unitamente al documento di riconoscimento in corso di validità;
  • firmare in presenza del dipendente;
  • assolvere l'imposta di bollo (in assenza di specifica esenzione)

Autentica di firma in presenza di impedimento

La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato in presenza di una impossibilità a firmare.
NB: non necessita più la presenza dei testimoni.
La dichiarazione, nell'interesse di chi si trovi in situazione di impedimento temporaneo (per motivi di salute), è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identità del dichiarante.
NB: tali disposizioni non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.

Cosa fare

Le dichiarazioni sostitutive di certificazione (art. 46 del DPR 445/2000) deve essere firmata dal cittadino interessato, senza necessità di autenticazione (anche quando è rivolta ai soggetti privati) e non richiede imposta di bollo.
Può essere scritta in carta libera o sugli apposti moduli preparati dalle amministrazioni e presentata all'ufficio interessato, anche a mezzo di altra persona, oppure inviata per fax (senza allegare la fotocopia del documento di identità) o per via telematica.
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà (artt. 38 e 47 del DPR 445/2000) attestano:

  1. i fatti, le qualità personali e gli stati a conoscenza del diretto interessato, non compresi nell'elenco dei dati autocertificabili con dichiarazione sostitutiva di certificazione (vedi sopra);
  2. la conformità all'originale della copia di un documento (come "Autentica di copia"):
  3. lo smarrimento di documenti ai fini del rilascio del duplicato (art. 37 del DPR 445/2000), nei casi in cui la legge non preveda la denuncia all'autorità giudiziaria (esempio libretto lavoro).

Tutte le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà rivolte alle amministrazioni ed ai gestori di servizi pubblici, anche quelle non collegate ad una domanda, devono essere firmate davanti al dipendente dell'ufficio interessato, oppure presentate o inviate con la fotocopia, che deve essere inserita nel fascicolo, del documento d'identità della persona che le ha firmate e non richiedono autenticazione.
Le domande sono invece soggette a imposta di bollo, nei casi in cui era già previsto in precedenza.
Nei rapporti con i privati la firma delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà deve essere autenticata, con il conseguente pagamento dell'imposta di bollo.
Le dichiarazioni sostitutive di certificazione e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà hanno valore definitivo e la stessa validità temporale dell'atto che sostituiscono.
Le amministrazioni pubbliche e i gestori di servizi pubblici che non accettano le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà violano i doveri d'ufficio.

Ufficio di competenza

Anagrafe

NOTE: Il rilascio di dichiarazioni non veritiere è perseguito penalmente ai sensi di legge. É previsto il servizio di autentica della firma a domicilio per i non deambulanti.